Les obligations administratives du formateur
Introduction
En tant que formateur indépendant, vous devez respecter plusieurs obligations administratives pour exercer légalement votre activité. Ce guide actualisé vous présente l'ensemble des démarches essentielles, de l'obtention du numéro NDA aux obligations fiscales en passant par le bilan annuel.
Le Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) : l'indispensable sésame
Qu'est-ce que le NDA ?
Le numéro de déclaration d'activité est un identifiant unique à 11 chiffres délivré par la DREETS (Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) de votre région. Que vous exerciez en qualité de travailleur indépendant ou sous forme de société, dès lors que vous réalisez des actions de formation à destination de salariés, demandeurs d'emploi ou autres travailleurs, ce numéro est obligatoire.
Points essentiels à retenir :
- Le NDA est obligatoire pour facturer légalement des prestations de formation professionnelle
- Il ne constitue ni un agrément, ni une certification, ni une habilitation de l'État
- Sans ce numéro, impossible de permettre à vos clients de bénéficier de financements (OPCO, CPF, etc.)
- Il doit figurer sur tous vos documents professionnels : factures, devis, contrats, conventions et site internet
La mention doit apparaître sous la forme suivante : « Déclaration d'activité enregistrée sous le numéro XXX auprès du préfet de région de... »
Comment obtenir votre NDA ?
Les prérequis
1. Avant de demander votre NDA, vous devez :Être immatriculé en tant qu'entreprise avec un numéro SIREN
2. Avoir signé une première convention, contrat ou bon de commande de formation
Le délai légal
Vous disposez de 3 mois maximum après la signature de votre premier contrat pour déposer votre dossier de déclaration d'activité.
La procédure dématérialisée
Depuis 2025, la déclaration s'effectue exclusivement en ligne via la plateforme « Mon Activité Formation » (MAF), accessible via EFP Connect.
Les pièces justificatives à fournir
- Copie du justificatif d'attribution du numéro SIREN (avis de vérification de situation au répertoire Sirene)
- Extrait du casier judiciaire du dirigeant ou du déclarant (Bulletin n°3) de moins de 3 mois
- Copie d'une pièce d'identité en cours de validité du déclarant (personnes physiques) ou du dirigeant (personnes morales)
- Copie de la première convention, contrat de formation ou bon de commande signé
- Informations sur le contenu des actions de formation menées
- Justificatifs des titres et qualités du formateur
Simplification pour les micro-entrepreneurs : Si votre chiffre d'affaires annuel n'excède pas 77 700 euros, vous êtes dispensé de joindre la copie du premier contrat. Vous devez toutefois tenir cette pièce à disposition de l'administration sur demande. Vous devez néanmoins envoyer le Modèle de présentation de l'activité de formation du micro entrepreneur(télécharger)
Délai d'obtention
L'administration dispose d'un délai maximum de 2 mois (et non plus 30 jours) à compter de la réception de la déclaration complète pour notifier un récépissé ou une décision de refus. Le silence gardé dans ce délai vaut acceptation de la déclaration.
Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) : l'obligation annuelle
Qu'est-ce que le BPF ?
Le bilan pédagogique et financier est une déclaration annuelle obligatoire qui retrace votre activité de formation professionnelle au cours du dernier exercice comptable clos. Cette obligation concerne tous les formateurs indépendants, quel que soit leur statut juridique, que l'activité soit exercée à titre principal ou accessoire.
Date limite de dépôt
La date limite de dépôt du BPF est fixée chaque année au 31 mai. La campagne de déclaration s'ouvre généralement début avril.
Modalités de déclaration
La télédéclaration s'effectue sur le portail « Mon Activité Formation » via EFP Connect.
Important : La télédéclaration fait désormais foi. Vous n'avez plus à envoyer de copie signée par courrier à la DREETS, ni à joindre le bilan comptable, compte de résultat et annexe du dernier exercice clos. Ces documents doivent toutefois être tenus à disposition de l'administration en cas de contrôle.
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Contenu du BPF
Le bilan doit indiquer :Les activités de formation conduites au cours de l'exercice comptable
Le nombre de stagiaires accueillis
Le nombre d'heures de formation dispensées
La répartition des fonds reçus selon leur nature
Les données comptables relatives aux prestations de formation
Le chiffre d'affaires global et spécifique à la formation professionnelle
En cas d'absence d'activité : Vous devez quand même remplir le BPF en indiquant « néant » dans les cadres concernés.
Conséquences en cas de non-transmission
L'absence de transmission du BPF entraîne des sanctions graves :
- La déclaration d'activité devient caduque
- Perte du numéro NDA
- Impossibilité d'organiser des actions de formation
- Sanctions financières pouvant aller jusqu'à 4 500 €
- Si vous avez la certification Qualiopi, vous la perdez également
L'exonération de TVA : un avantage fiscal majeur
Principe de l'exonération
Conformément à l'article 261-4-4° du Code général des impôts, les prestations de formation professionnelle continue peuvent être exonérées de TVA. Cette exonération vous permet de ne pas facturer la TVA à vos clients, rendant vos prestations plus compétitives, notamment pour les clients non assujettis à la TVA.
Conditions d'éligibilité
Pour bénéficier de l'exonération, vos formations doivent poursuivre une finalité professionnelle et tendre à :
Favoriser l'insertion ou la réinsertion professionnelle des travailleurs
Permettre leur maintien dans l'emploi
Favoriser le développement des compétences et l'accès aux différents niveaux de qualification professionnelle
Contribuer au développement économique et culturel, à la sécurisation des parcours professionnels
Exclusions : Les formations d'enseignement linguistique, artistique ou sportif sans finalité professionnelle ne peuvent pas bénéficier de l'exonération.
Procédure de demande
1. Obtenir votre numéro NDA auprès de la DREETS
2. Remplir le formulaire CERFA n°3511-SD (n° 10219*19) intitulé : « Demande d'attestation pour l'exonération de TVA au titre d'activités s'inscrivant dans le cadre de la formation professionnelle continue »
3. Envoyer le formulaire à votre DREETS
4. Transmettre l'information au Service des Impôts des Entreprises dont vous relevez
Points d'attention :
- L'exonération n'est ni automatique ni obligatoire : c'est un choix qui doit faire l'objet d'une demande explicite
- L'exonération n'est pas rétroactive : elle s'applique à partir de la date d'acceptation de la DREETS
- Une fois accordée, ce choix est irréversible
- Vos factures doivent comporter la mention « Exonérée de TVA — Art. 261.4.4 a du CGI »
Franchise en base de TVA vs exonération formation
Nouveaux seuils de franchise en base de TVA en 2025 :Seuil classique : 37 500 € pour les prestations de servicesSeuil majoré de tolérance : 41 250 €Ces seuils s'appliquent depuis le 1er janvier 2025. Le projet initial de baisse à 25 000 € a été suspendu.
Différence importante : L'exonération de TVA pour la formation professionnelle prévue par le Code général des impôts n'est pas liée à un seuil de chiffre d'affaires, contrairement à la franchise en base de TVA. Vous pouvez donc facturer sans TVA au-delà de 41 250 € si vous avez obtenu l'attestation d'exonération pour vos activités de formation.
Avantages et inconvénients
Avantages :
Prix plus compétitifs pour les clients (réduction de 20%)
Simplification de la gestion de trésorerie
Pas de déclaration ni de reversement de TVA à l'administration
Pas de limitation de chiffre d'affaires
Inconvénients :
Impossibilité de récupérer la TVA sur vos achats professionnels
Choix irréversible une fois accordé
Les spécificités du statut auto-entrepreneur formateur
Plafonds de chiffre d'affaires en 2025Pour les formateurs auto-entrepreneurs exerçant des prestations de services, le plafond est fixé à 77 700 € HT par an.
Ce seuil est valable pour 2023, 2024 et 2025.En cas de dépassement pendant deux années civiles consécutives, vous basculez automatiquement dans le régime réel de l'entreprise individuelle au 1er janvier de la troisième année.
Obligations spécifiques
Code APE : 8559A (Autres enseignements)
Régime fiscal : Bénéfices Non Commerciaux (BNC)
Abattement forfaitaire : 34% sur le chiffre d'affaires avant imposition
Taux de cotisations sociales : Environ 21-23% du chiffre d'affaires
Cumul d'activités
Le statut de micro-entrepreneur permet de cumuler l'activité de formation avec :Un emploi salariéDes étudesUne période de recherche d'emploiD'autres activités professionnelles
Attention au formateur occasionnel : Si vous dispensez moins de 30 jours de formation par an en tant que salarié, vous serez considéré comme formateur occasionnel et devrez percevoir une rémunération salariée.
Conservation du NDA : les conditions à respecter
Votre numéro d'activité peut être retiré (devenir caduc) dans les situations suivantes :
1. Absence d'activité : Aucune activité de formation professionnelle pendant 12 mois consécutifs
2. Non-transmission du BPF : Le bilan annuel n'a pas été adressé à l'administration avant le 31 mai
3. Absence de diplômes requis : Vous n'êtes pas titulaire des autorisations et diplômes nécessaires pour exercer votre activité (suite à un contrôle)
4. Défaut de déclarations : Vous ne justifiez d'aucune déclaration sociale et fiscale, ainsi que du paiement des cotisations, impôts et taxes
Autres obligations à connaître
Comptabilité
Les formateurs indépendants doivent tenir une comptabilité adaptée à leur statut juridique :
Auto-entrepreneurs : Livre des recettes simplifié
Autres statuts : Bilan, compte de résultat et annexe annuels
En cas d'activités multiples, la comptabilité doit permettre de suivre de façon distincte l'activité de formation professionnelle.
Certification Qualiopi (optionnelle mais recommandée)
Bien que non obligatoire pour exercer, la certification Qualiopi est indispensable si vous souhaitez que vos formations soient finançables par des fonds publics ou mutualisés (OPCO, CPF, etc.). Cette certification atteste de la qualité de vos processus de formation.
Maxence Lemire
Plateformes officielles
Mon Activité Formation (MAF) : Plateforme de télédéclaration pour le NDA et le BPF, accessible via EFP Connect
Guichet des formalités des entreprises (INPI) : Pour l'immatriculation de votre entreprise
Textes de référence
Articles L6351-1 et suivants du Code du travail : Déclaration d'activité des prestataires de formation
Article 261-4-4° du Code général des impôts : Exonération de TVA
Articles R.6352-22 à R.6352-24 du Code du travail : Bilan pédagogique et financier
Administrations compétentes
DREETS : Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (pour le NDA et l'exonération de TVA)
URSSAF : Pour les déclarations sociales
Service des Impôts des Entreprises : Pour les questions fiscales
